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“接待”這個(gè)詞的外延很廣，它包括機(jī)場(chǎng)迎送、酒店客房、招待會(huì)、特殊活動(dòng)等方面。此外，在服裝會(huì)展業(yè)中還存在著一個(gè)特殊的被“接待”群體，即由參展商的朋友和家庭所形成的特殊群體。當(dāng)參展商忙于參加白天的會(huì)展時(shí)，他們可以參加一些有組織的活動(dòng)或旅游。
接待活動(dòng)的目的是為了表達(dá)對(duì)參展商的歡迎，讓參展商感受到組織者特別的款待，慶幸自己或攜帶親朋好友來(lái)參加你所組織的會(huì)展是一個(gè)正確的選擇。
機(jī)場(chǎng)迎送
當(dāng)參展商們走下飛機(jī)，步入行李認(rèn)領(lǐng)處，看到會(huì)展舉辦城市和組織機(jī)構(gòu)的歡迎標(biāo)語(yǔ)和橫幅時(shí)，心中會(huì)感覺(jué)很溫暖。因此，會(huì)展組織部門(mén)應(yīng)該在行李認(rèn)領(lǐng)處設(shè)有一個(gè)接待處，并有專人解答參展商提出的問(wèn)題，如在哪里兌換貨幣、哪條線路去酒店和會(huì)展中心最近、怎么聯(lián)系汽車(chē)出租公司等問(wèn)題，這樣參展商肯定會(huì)對(duì)會(huì)展產(chǎn)生非常好的第一印象。
接待工作好與壞的關(guān)鍵是接待人員問(wèn)題。如果組織機(jī)構(gòu)雇一個(gè)人在機(jī)場(chǎng)24小時(shí)等候航班，費(fèi)用會(huì)非常高？梢越梃b“全國(guó)足球聯(lián)賽”或“奧運(yùn)會(huì)”這樣的大型活動(dòng)，主辦國(guó)或主辦城市的許多居民都愿意提供志愿服務(wù)，組織機(jī)構(gòu)可以考慮按照以下方式解決：如果會(huì)展在某個(gè)大學(xué)附近召開(kāi)，可以招募一些大學(xué)生當(dāng)志愿者，作為回報(bào)，可以給他們提供去會(huì)展某個(gè)部門(mén)工作的機(jī)會(huì)。
賓客接待
賓客接待的內(nèi)容和形式多種多樣，可以是一次游覽活動(dòng)，也可以是延續(xù)一整天的各種活動(dòng)。有些活動(dòng)的內(nèi)容是教育性的，有些活動(dòng)帶有一定的文化氣息，如參觀藝術(shù)博物館、自然科學(xué)博物館或歷史名勝古跡等。當(dāng)然，有些會(huì)展為賓客組織的活動(dòng)可能只是逛街購(gòu)物，從高級(jí)購(gòu)物中心到布滿小攤小販的自由市場(chǎng)。在策劃賓客活動(dòng)前，你需要對(duì)顧客的年齡和人數(shù)做到心中有數(shù)。團(tuán)隊(duì)中大部分的人如果都對(duì)某個(gè)活動(dòng)感興趣，那么要注意隨時(shí)調(diào)整自己的計(jì)劃，以滿足他們的需要。
貴賓接待
會(huì)展組織機(jī)構(gòu)需要安排一個(gè)貴賓接待室來(lái)接待會(huì)展發(fā)言人和貴賓。貴賓室只向部分參展商開(kāi)放，茶點(diǎn)與酒水要保證持續(xù)供應(yīng)。組委會(huì)成員、發(fā)言人和其他貴賓持邀請(qǐng)信出入貴賓室。邀請(qǐng)信可以在會(huì)前郵寄，也可以在他們報(bào)到時(shí)發(fā)放，然后由工作人員領(lǐng)入貴賓室;或者把邀請(qǐng)信放在客房的床頭柜上，擺放的位置要明顯，客人一進(jìn)入房間就可以看到。這種方法可以讓客人掌握主動(dòng)，自己決定何時(shí)去貴賓接待室。最后，還可以準(zhǔn)備一些小紀(jì)念品作為禮品，因?yàn)榇蠖鄶?shù)參展商喜歡反映地方特色的小禮品。
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