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成功的展會活動需要良好的組織管理，需要對展會現(xiàn)場的工作進行分工協(xié)作。一般來說，一個展臺需要有推廣人員、展示人員、展臺經(jīng)理幾個不同的分工。
1.展會現(xiàn)場的組織管理
展臺經(jīng)理是展臺現(xiàn)場的負責(zé)人，負責(zé)展臺現(xiàn)場內(nèi)外的一切組織工作，包括展臺現(xiàn)場工作人員的管理、日程和人員的調(diào)整、解決突發(fā)的事件，充當現(xiàn)場人員的后勤等等。展臺經(jīng)理需要有較強的領(lǐng)導(dǎo)能力，并且具備吃苦耐勞的精神，他(她)應(yīng)該是每天第一個來到展臺、最后一個離開的人。
推廣招商人員是負責(zé)吸引觀眾并向觀眾推介特許經(jīng)營項目的人員，他們的溝通技能往往決定了參展是否的效果。一個好的推廣招商人員，能夠很快抓住觀眾關(guān)切的問題并迅速吸引住對方，甚至讓對方在現(xiàn)場就做出加盟的決定。
演示人員。有的項目可能需要專門的人向觀眾演示產(chǎn)品，這既能夠體現(xiàn)專業(yè)性，也是一種吸引觀眾的好方法。
2.展會現(xiàn)場的溝通技巧
準備。在展會開門前，需要做好各項準備工作，比如產(chǎn)品的展示陳列、加盟宣傳資料、用來演示的電腦等等，還有工作人員站立的位置等等。充分的準備會使你即便非常的忙碌也能夠井井有條，或者即便還沒有多少觀眾過來，也能夠營造出熱烈的氣氛。人們往往不愿意去門庭冷落的展臺。
接近。推廣人員應(yīng)該站在一個靠近走道的的位置，主動尋找眼神交流。如果你的眼神得到回應(yīng)，應(yīng)該主動向?qū)Ψ酱蛘泻魡柡，并通過友好開放的問題讓觀眾停下腳步來了解你的項目。比如“先生您以前在哪里看到過我們這個品牌？”等等。
概括。當觀眾表示興趣，你一定要能立即抓住對方想要了解的關(guān)鍵要點。概括性地介紹項目與眾不同的特點，特別需要說明的是，一定要精練，有3-5個關(guān)鍵要點就可以。
介紹。當觀眾表現(xiàn)出想進一步了解的意向，你可以邀請他(她)坐下來，詳細介紹他(她)所關(guān)心的內(nèi)容，包括解答對方的疑問。并且在溝通過程中了解對方的背景、經(jīng)濟實力等，以判斷對方的合作意向以及是否符合加盟的條件。
總結(jié)。當你了解到對方的背景和需求，并介紹的項目各方面情況后，最好是能對溝通的關(guān)鍵要點做一個總結(jié)，這樣更容易強化對對方觀點和需求的理解。
登記。在整個溝通過程中，你需要填寫一個觀眾溝通情況的記錄表，將對方的背景情況，加盟意向等等記錄下來，其中包括觀眾的電話、電子郵件等等。
資料。往往在展會現(xiàn)場很難將所有的細節(jié)談透，這個時候你最重要的是把對方的基本意向、聯(lián)系方式等等了解清楚，并且給對方提供相應(yīng)的加盟項目資料以便對方進一步了解，也可以預(yù)約對方在展會后的某一天進一步面談。
評價。每談完一個，最好對溝通的過程做一個回顧和評價，看看哪些環(huán)節(jié)需要改進。在每一天展會結(jié)束后，全體工作人員也需要對當天的情況進行總結(jié)評價，一起探討更好的方法和技巧。
3.提高展會招商效果的一些方法
加盟商現(xiàn)身說法如果你現(xiàn)有的加盟商愿意來參與你的加盟招商活動，那是最好不過的事情了。加盟商現(xiàn)身說法往往比你更能夠說服有意加盟的人。
現(xiàn)場簽訂意向協(xié)議在展會現(xiàn)場就促成簽訂意向協(xié)議，也是一種比較好的方法。一般的情況是只需要現(xiàn)場交納少量的現(xiàn)金作為保證金。有的特許經(jīng)營企業(yè)甚至在展覽現(xiàn)場將已經(jīng)簽約或者已經(jīng)簽訂意向協(xié)議的地區(qū)公布出來，以此營造一種“機不可失，時不再來”的緊迫感。當然，特許經(jīng)營需要建立的是一個長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，不是僅僅靠招商技巧就能夠取得成功。
舉辦加盟說明會如果有條件，可以在展會同時舉辦專場加盟說明會，邀請展會現(xiàn)場觀眾參加，這樣能夠避開喧鬧的展廳進行專門的推介，效果往往不錯。
專業(yè)性展會都能夠有償提供開辦說明會的演講廳，不過一般都需要提前進行預(yù)定，作為開辦說明會的企業(yè)，也需要提前作好準備。
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