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已經(jīng)報名并簽訂參展合同的客商，將在展覽會規(guī)定的時間內(nèi)，到規(guī)定的地點，報到參加展覽。展覽會組織機構(gòu)則須在規(guī)定的時間和規(guī)定的地點，接待參展客商報到。
展覽會組織機構(gòu)接待參展客商報到，應(yīng)注意以下事項。
1、報到地點的選擇
參展客商報到地點大多選擇在展覽場館，也有少數(shù)選擇在酒店或組織機構(gòu)辦公場所的。
選擇在展覽場館報到的，報到處一般應(yīng)安排在展覽場館的主要進(jìn)口處，如正門門口或序廳大堂，要求是位置明顯，人員往來和疏散較為方便。
2、搭建接待展商報到的場所
在展覽館現(xiàn)場搭建場所接待展商報到，一般應(yīng)注意以下問題。
搭建的地點要在參展客商及布展人員進(jìn)出展覽場館的必經(jīng)之處，且不能離展覽場館進(jìn)出口處太遠(yuǎn)。要根據(jù)接待的工作需要以及展覽場館提供的位置，確定搭建標(biāo)準(zhǔn)展位的大小。搭建標(biāo)準(zhǔn)展位后，應(yīng)在展位開口處搭設(shè)接待臺。展位上的楣板處，應(yīng)醒目標(biāo)明“參展客商接待處”或“參展客商報到處”字樣，讓參展客商容易看到。經(jīng)確定的參展客戶報到地點，應(yīng)通過參展服務(wù)指南和展位平面圖告知參展客商。
3、接待報到的工作內(nèi)容及流程
按參展服務(wù)指南的規(guī)定，根據(jù)簽訂的參展合同核對客戶身份，并根據(jù)參展費交納憑證核實客戶交費情況后，向客戶發(fā)放參展證、布展證及相關(guān)資料，同時接受客戶咨詢。如客戶尚未交納參展費或未全額交納參展費，應(yīng)要求其在現(xiàn)場交清參展費后再辦理報到手續(xù)。
4、接待報到的工作人員
由展覽會組織機構(gòu)的客戶服務(wù)、展位銷售和財務(wù)部門人員聯(lián)合組成接待工作專班，按照不同的分工，具體負(fù)責(zé)參展客商報到的接待工作。
5、接待報到的工作時間
基本應(yīng)與展覽會布展時間同步。但由于參展客商的原因，提前接待報到的地點或延后報到的情況常有發(fā)生。其中，提前接待報到的地點，一般會在展覽會組織機構(gòu)的辦公處所或臨時設(shè)立辦公室的酒店；而延后報到是指在展覽會開幕后才趕來報到的參展客商，接待地點基本在展覽會現(xiàn)場。
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